Hemos realizado una encuesta a los usuarios habituales de la popular herramienta de gestión de negocios. Te explicamos todo sobre la herramienta y el feedback real de su funcionamiento por parte del equipo de Marketing 4all.
¿Qué es Holded y cómo funciona?
Holded nace en 2016 a raíz de la idea de sus dos fundadores Javi Fondevila y Bernat Ripoll de crear un software para realizar la gestión online de las pymes, autónomos y emprendedores. De esta manera, surge una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) que permite la digitalización de estos procesos, y por lo tanto ahorrar mucho tiempo y reducir costes en el proceso. Holded ha crecido mucho desde su lanzamiento, asociándose en 2021 con Visma pero manteniendo el enfoque original. Siempre han considerado esencial tener cerca el feedback de los usuarios y mantener las funciones en constante evolución, adaptándose a los cambios y requisitos de cada empresa. El sistema operativo permite gestionar las ventas, finanzas, operaciones, horarios, inventario y recursos humanos. Hoy ya hay más de 80.000 empresas que usan Holded.
El objetivo es lograr una mayor eficiencia reemplazando procesos manuales, con las ventajas de poder hacerlo en la nube desde cualquier lugar. Además, permite recopilar toda la información financiera, contable y de recursos humanos en un solo lugar. Primando la usabilidad, Holded es ciertamente intuitiva y permite un rápido proceso de aprendizaje. Se integra de forma sencilla con los servicios de los gestores y contables tradicionales pero ofreciendo las ventajas de un sistema más accesible para los clientes. La empresa de Barcelona tiene una propuesta de valor basada en centralizar las múltiples necesidades de los empresarios, en lugar de tener que optar por distintos softwares especializados. Desde un inicio se puede digitalizar gradualmente cada proceso de la gestión, de esta forma permitiendo a los usuarios integrar Holded al ritmo que deseen.
Lo que más gusta de Holded a los usuarios
Para poder conocer la opinión que tienen de Holded en la práctica los usuarios, hemos realizado una encuesta a los trabajadores de Marketing 4all que usan la herramienta desde hace más de dos años. Enseguida, vemos cómo muchos destacan la facilidad que ofrece para poder organizarse mejor, de manera diaria pero también con la planificación a largo plazo. Otro factor que destacan, es lo útil que resulta por ejemplo con respecto a la contabilidad, tener el proceso centralizado y no tener que utilizar otras herramientas. Holded permite cohesionar de manera funcional las distintas partes de un negocio, algo clave. La interfaz es también uno de los aspectos que más destacan los usuarios por su sencillez y buen funcionamiento: “Es muy fácil de utilizar. Tiene lo necesario para el día a día.”
La función de gestión de proyectos han mencionado los usuarios que permite una gran organización ya que dentro de cada tarea se pueda encontrar todo lo que se necesita para comenzar a trabajar. Hay una herramienta de Kanban que además permite incluir todas las tareas planificadas en función del proceso en el que se encuentran. Destacan la posibilidad de tener un dashboard y así organizar y hacer seguimiento de las tareas. Dentro de los recursos humanos, permite tener información vinculada al equipo, como el calendario de ausencias compartido, que en la práctica se usa bastante a la hora de coordinar actividades de equipo o reuniones importantes. Para imputar las horas, la función de cronómetro y calendarización es ciertamente muy visual y sencilla. Finalmente, valoran el poder consolidar información importante en un solo lugar (documentos, contratos, nóminas) y poder tramitar permisos de forma telemática.
Qué puede mejorar según los usuarios
En general, los usuarios demuestran un elevado nivel de satisfacción con la herramienta de Holded. Sin embargo, destacan algunos aspectos en los que la herramienta puede trabajar para seguir mejorando. Principalmente, Holded parece tener un rendimiento más lento cuando maneja proyectos con un largo historial de tareas y tarjetas, también a la hora de generar informes o listados. También un problema en su implementación parece ser lograr que todos los empleados usen el software con todas sus posibilidades, ya que por ejemplo suele haber tareas con tan solo el título (sin especificar los detalles y personas asignadas). Otros cambios pequeños en la interfaz son la imposibilidad de distribuir tiempos imputados en diversos proyectos de forma ágil, por ejemplo, frente a una reunión donde se tratan diversos proyectos, se debe imputar manualmente el tiempo asociado a cada uno de ellos.
Potencialmente, Holded podría implementar en el largo plazo algunas de las propuestas originales de los usuarios encuestados. En primer lugar, sería muy interesante si pudiese generar informes personalizados para cada empleado acerca de cómo mejorar su rendimiento y eficiencia, proporcionando los datos detallados que recoge sobre el desempeño de cada uno. En base a esto, podría crear informes para monitorizar el rendimiento, rentabilidad y crecimiento en general, incluso para realizar proyecciones a largo plazo. Dentro de la gestión de RRHH podría expandirse a la gestión de los procesos de selección, formación, feedback y planes de carrera. Otra idea muy sugerente de un usuario consiste en implementar un sistema de comunicación interna o mensajería más fluído, que permitiese realizar las interacciones sobre un tema puntual o proyecto en el mismo sitio. También, el sistema de control horario, eventualmente se podría automatizar, detectando la presencia online de los usuarios sin tener que acceder al cronómetro de forma manual.
En resumen, Holded funciona a un alto nivel para gestionar los distintos aspectos de un negocio. Corrigiendo pequeños aspectos que destacan los usuarios y posiblemente implementando algunas de las sugerencias, puede llegar a ser una herramienta perfecta.
